Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Vi er dataansvarlige for behandlingen af de persondata, som vi behandler om dig.

Du kan kontakte os via mail, telefon eller pr. post:

Equidan Vetline ApS
CVR-nr.: 27927106
Baggeskærvej 56
7400 Herning

E-mail: info@equidan.dk
Telefon: 96 81 40 00

2. Hvilke persondata indsamler vi, og hvorfor

Persondata er alle oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere en fysisk person, herunder navn, alder, køn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og øvrige kontaktoplysninger.

Da vi primært handler med virksomheder, vedrører vores behandling som udgangspunkt kontaktpersoner hos vores kunder og samarbejdspartnere. Oplysninger om juridiske personer (f.eks. virksomhedsnavn og CVR-nr.) er ikke omfattet af definitionen “persondata” efter databeskyttelsesforordningen, men behandles som en naturlig del af kundeforholdet, jf. afsnit 2.2.

Oplysninger om privatkunder udgør persondata og behandles derefter, jf. nedenfor.

2.1 Privatkunder, erhvervskunder og samarbejdspartnere

Navn, e-mailadresse, telefonnummer og øvrige kontaktoplysninger på kontaktpersonen, hvis du handler hos os som hos erhvervskunde
Navn, adresse, e-mail og telefonnummer, hvis du handler med os som enkeltmandsvirksomhed eller privatkunde

Formål: Oprettelse og administration af kundeforholdet, herunder kundenummer i vores ERP-system, ordrehåndtering og fakturering.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen med den virksomhed, du repræsenterer, eller foranstaltninger forud for indgåelse heraf) samt litra f (vores legitime interesse i at kunne administrere kundeforholdet).

2.2 Oplysninger om juridiske personer

Virksomhedsnavn, virksomhedsform, stiftelsesår, CVR-nr./EAN-nr., adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Mailadresse på kontaktperson og eventuel fakturamodtager
Eventuelle oplysninger om kreditværdighed indhentet forud for indgåelse af kundeforholdet

Disse oplysninger er som udgangspunkt ikke persondata, men behandles for at kunne oprette og administrere kundeforholdet samt foretage en almindelig kreditvurdering forud for samhandel.

2.3 Ordrer og køb

Ordreoplysninger og købshistorik
Betalings- og bankoplysninger i forbindelse med betaling af køb

Formål: Levering af varen, ordrehåndtering, fakturering og opfyldelse af aftalen.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen). Betalingsoplysninger behandles desuden efter art. 6, stk. 1, litra c, jf. bogføringslovens regnskabsregler.

2.4 Henvendelser, klager og feedback

Navn, e-mailadresse, telefonnummer og indholdet af din henvendelse

Formål: Besvarelse af spørgsmål, klagesagsbehandling og forbedring af vores service.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne besvare henvendelser og forbedre vores service).

Vi sletter som udgangspunkt vores kommunikation med dig, når det står klart, om du ønsker at gøre brug af vores ydelser. Opstår der et konkret behov for at opbevare oplysningerne længere, f.eks. til brug for et retskrav, kan dette undtagelsesvist forekomme.

2.5 Nyhedsbreve og markedsføring

Navn og e-mailadresse

Formål: Udsendelse af nyhedsbreve og tilbud, hvis du aktivt har tilmeldt dig dette.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a (samtykke). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, jf. afsnit 7.

2.6 Statistik og webanalyse

IP-adresse, browsertype, enhedsoplysninger og adfærd på hjemmesiden
Geografisk placering, i det omfang det kan udledes af din IP-adresse

Formål: At analysere og forbedre brugen af hjemmesiden.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), for så vidt angår ikke-nødvendige cookies dog art. 6, stk. 1, litra a (samtykke) i overensstemmelse med vores cookiepolitik.

Konsekvens ved manglende afgivelse af oplysninger

Oplysninger, der er nødvendige for at oprette dig som kunde eller gennemføre et køb (f.eks. navn og leveringsadresse), er et kontraktuelt krav. Uden disse oplysninger kan vi ikke indgå eller opfylde aftalen med dig.

3. Videregivelse af persondata

Vi videregiver kun persondata, hvis det er nødvendigt for at kunne levere vores varer eller ydelser, eller hvis vi er retligt forpligtet hertil:

Til virksomhedens interne afdelinger, der har behov for oplysningerne for at kunne betjene dig
Til fragtselskaber og betalingsformidlere med henblik på levering og betaling af din ordre
Til leverandører og databehandlere, som bistår os med drift af hjemmesiden, IT-systemer (herunder vores ERP-system) og markedsføring, jf. afsnit 4
Til offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet hertil
Til relevante gældsinddrivelses-/misbrugsregistre (f.eks. RKI), hvis du groft misligholder din betalingsforpligtelse over for os, og betingelserne for registrering herom i øvrigt er opfyldt

Vi sælger aldrig dine persondata til tredjepart.

4. Databehandlere og overførsel til tredjelande

Dele af vores IT-drift varetages af eksterne databehandlere, som behandler persondata på vores vegne.

Vi anvender databehandlere til bl.a. vores ERP-system, webhosting, betalingsformidling og forsendelse. Disse behandler kun oplysninger efter vores instruks og er underlagt databehandleraftaler, som sikrer overholdelse af databeskyttelsesreglerne, jf. art. 28.

Vi anvender Google Analytics til besøgsstatistik. I den forbindelse videregives IP-adresser og adfærdsdata til Google LLC, som er etableret i USA. Overførslen sker på baggrund af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (Standard Contractual Clauses) samt eventuelle supplerende sikkerhedsforanstaltninger som krav efter Schrems II-dommen. Du kan læse mere om Googles behandling af oplysninger på Googles egen privatlivspolitik.

5. Opbevaring og sletning af persondata

Vi opbevarer kun persondata, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de formål, oplysningerne er indsamlet til, for at kunne dokumentere vores retlige grundlag for behandlingen, samt så længe det følger af anden lovgivning, herunder forældelsesloven og bogføringsloven:

Regnskabsbilag (herunder fakturaer og betalingsoplysninger) opbevares i minimum 5 år efter udløbet af det regnskabsår, bilaget vedrører, jf. bogføringsloven
Øvrige oplysninger tilknyttet kundeforholdet opbevares som udgangspunkt ikke længere end 5 år efter aftaleforholdets ophør, medmindre en konkret vurdering efter forældelsesloven eller anden lovgivning giver grundlag for længere opbevaring
Oplysninger indsamlet på baggrund af samtykke (f.eks. til nyhedsbreve) opbevares, indtil du trækker dit samtykke tilbage
Kommunikation i forbindelse med henvendelser opbevares, indtil det står klart, om du ønsker at gøre brug af vores ydelser, jf. afsnit 2.4

Se desuden vores cookiepolitik for opbevaringsperioder for cookies og lignende teknologier, jf. afsnit 9.

6. Sikkerhed

Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine persondata mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang. Dette omfatter blandt andet adgangsbegrænsning til systemer, der indeholder persondata, samt løbende opdatering af vores IT-sikkerhed.

7. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine persondata:

Ret til indsigt i de persondata, vi behandler om dig
Ret til berigtigelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger
Ret til sletning af dine persondata i visse tilfælde (retten til at blive glemt)
Ret til begrænsning af behandlingen i visse tilfælde
Ret til dataportabilitet, dvs. at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
Ret til at gøre indsigelse mod vores behandling, herunder mod behandling til direkte markedsføring
Ret til at trække et afgivet samtykke tilbage til enhver tid, uden at dette berører lovligheden af behandling foretaget inden tilbagekaldelsen

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os på info@equidan.dk. Vi vil besvare din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for én måned.

Du har derudover ret til at klage over vores behandling af dine persondata til Datatilsynet. For kontaktoplysninger og nærmere information om eventuel klage, besøg www.datatilsynet.dk.

8. Automatiserede afgørelser og profilering

Vi anvender ikke automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering, som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende vis berører dig i væsentlig grad.

9. Cookies

Hjemmesiden anvender cookies til at forbedre din brugeroplevelse, til statistik og eventuelt til markedsføring. Du kan læse mere om, hvilke cookies vi anvender, deres formål og levetid, samt hvordan du framelder eller sletter cookies, i vores separate cookiepolitik.

10. Ændringer af privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik løbende, f.eks. som følge af ændret lovgivning eller nye funktioner på hjemmesiden. Den til enhver tid gældende version vil fremgå af hjemmesiden med angivelse af senest opdateret-dato øverst i dokumentet. Ved væsentlige ændringer vil vi orientere dig, hvis det er relevant.