Privatlivspolitik

1. Privatlivspolitik

Nedenfor kan du læse vores politik for behandling af de personoplysninger, som vi modtager som en del af vores sagsbehandling. Målet med denne politik er på en klar og overskuelig måde at beskrive for dig, hvordan vi indsamler og behandler oplysninger om dig.

De relevante regler, som gælder for vores behandling af dine personoplysninger, er fastsat i databeskyttelsesforordningen (forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016) og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018).

1.1. Kontaktoplysninger

Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores kunder og samarbejdspartnere. Du kan kontakte os via e-mail på info@equidan.dk eller pr. post til:

Equidan Vetline ApS

Baggeskærvej 56

7400 Herning

CVR-nr. 27927106

1.2. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger udgør alle former for oplysninger, som - direkte eller indirekte - kan relateres til dig som fysisk person. Dine personoplysninger stammer som udgangspunkt fra dig selv og ved din henvendelse til os.

Hvis dine oplysninger vedrører race, seksualitet, politisk eller religiøs overbevisning, fagforeningsforhold, helbredsforhold eller oplysninger om strafbare forhold, er der tale om personfølsomme oplysninger, der er underlagt særlige regler. Vi beder dig som udgangspunkt aldrig om at afgive sådanne personoplysninger. Enhver afgivelse af sådanne personfølsomme oplysninger er således frivillig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e.

Vores indsamling og behandling af personoplysninger vedrører følgende:

• Stamdata: navn, fødselsdato, e-mailadresse, adresse, telefonnummer, kontaktperson og øvrige kontaktoplysninger

• Ordreoplysninger,

• Geografiske placering,

• Oplysninger om din digitale trafik, i form af navigering på hjemmesiden og IP-adresse,

• Oplysninger om din købshistorik,

• Betalingsoplysninger, bankoplysninger i forbindelse med betaling af køb ved vores webshop

• CPR-nr. i forbindelse med oprettelse i vores ERP-system, bankoplysninger, historik fra Google Analytics i forhold til modtagelse af nyhedsbrev og IP-adresse.

• Samtykke til modtagelse af vores markedsføring og til brug for modtagelse af nyhedsbreve.

Oplysninger om juridiske personer er ikke omfattet af definitionen ”personoplysninger” efter databeskyttelsesforordningen.

Vores indsamling og behandling af oplysninger om juridiske personer, navnlig ved oprettelse af kundenummer i vores ERP-system, vedrører følgende:

• Virksomhedsnavn, virksomhedsform, CVR-nr./EAN nr., stiftelsesår, e-mailadresse, adresse, telefonnummer, kontaktperson, mailadresse på kontaktpersonen, mailadresse på faktura-modtager og øvrige kontaktoplysninger. Eventuelt fremskaffes oplysninger om kreditværdighed.

Privatlivspolitikken, som er udarbejdet i overensstemmelse med de nævnte retsregler, omfatter således behandlingen af personoplysninger tilhørende fysiske personer – dvs. kunder, medarbejdere ved virksomheder samt enkeltmandsvirksomheder.

2. Indsamling af personoplysninger

Når du tilgår vores hjemmeside, registreres dine personoplysninger. Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig, når du henvender dig til os som kunde.

Retsgrundlaget for lovlig indsamling af personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6. Vi behandler derfor dine personoplysninger til følgende ved følgende situationer:

• Ved afgivelse af samtykke fra dig og ved indtastning af dit navn, e-mail, adresse, telefonnummer og betalingsoplysninger. Som regel vil disse informationer kun være aktuelle at tilgå ved oprettelse af et køb eller login.

• Ved nødvendig behandling af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, du indgår med os, eller ved gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt,

• Ved nødvendig behandling for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler os som dataansvarlige,

• Ved nødvendig behandling for at beskytte din eller en anden fysisk persons vitale interesser,

• Ved nødvendig behandling af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som vi som dataansvarlig har fået pålagt,

• Ved nødvendig behandling for, at vi som dataansvarlig eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud.

2.1. Opbevaring af oplysninger:

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt, for at kunne opfylde de ovenfor anførte formål og for at kunne dokumentere vores retlige grundlag for behandlingen af personoplysningerne samt anden lovgivning, herunder f.eks. Forældelsesloven, Bogføringsloven mv., og så længe det er nødvendigt for at varetage eventuelle retskrav.

Vi opbevarer normalt ikke personoplysningerne længere end 5 år efter endt aftaleforhold, medmindre der er en konkret vurdering iht. Forældelsesloven eller anden lovgivning som giver grundlag for længere tids opbevaring.

Formålet med vores opbevaring er, at vi kan håndtere det faktiske kundeforhold, herunder kundeoprettelse samt administration af det løbende kundeforhold, håndtering af ordrer, levering af varer, opfyldelse og indgåelse af kontrakter (start inkl. fakturering og inkasso), kreditvurdering, markedsføring, samt analyse af vores produkter.

Derudover ønsker vi, at kunne rådgive dig fyldestgørende, hvorfor indsamling og opbevaring også anvendes til at kunne svare på eventuelle henvendelser, som du foretager via vores hjemmeside, at kunne udarbejde statistik om din adfærd på vores hjemmeside og at kunne optimere vores hjemmesides indretning og markedsføring.

Hvis du kontakter os via telefon, e-mail eller post, indsamler vi de data, der er nødvendige for at kunne besvare din henvendelse, herunder dit navn, din e-mail og eventuelt din adresse eller telefonnummer. Vi indsamler ligeledes de data, som du selv vælger at give til os.

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bliver du bedt om at afgive din e-mailadresse og dit navn. Disse oplysninger er nødvendige for at vi kan oprette dig som abonnent i vores nyhedsbrevstjeneste. Du kan til enhver tid afmelde dig vores nyhedsbrev igen ved at trykke på afmeldingslinket i bunden af vores nyhedsbreve eller ved at kontakte os direkte.

2.2. Kommunikation med potentielle kunder

Når du har spørgsmål til vores hjemmeside eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os på e-mail eller telefonisk. Ved din henvendelse vil vi herigennem behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig, eksempelvis ved besvarelse af spørgsmål om vores ydelser.

Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation. Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefonnummer. Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

3. Samtykke

Nogle af vores behandlinger af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved henvendelse til os, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 7, stk. 2. Vi vil herefter ikke behandle disse personoplysninger, medmindre vi er forpligtet hertil efter lovgivningen.

Ved tilbagetrukket samtykke gælder dette for behandling af personoplysningerne fremover, og påvirker således ikke vores behandling af disse personoplysninger forinden, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 7, stk. 3.

4. Bogføring

Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra c. Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter indeværende regnskabsår er afsluttet.

5. Videregivelse af personoplysninger

Vi bruger en række IT-systemer for at kunne levere vores ydelser til dig. Dette betyder, at dine personoplysninger i et vist omfang opbevares hos vores leverandører. Vores leverandører fungerer i disse tilfælde som databehandlere og håndterer alene data på vores vegne og efter vores anvisninger.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi har således også indgået de nødvendige databehandleraftaler med vores leverandører og dine personoplysninger er i gode hænder.

Vi kan ligeledes videregive dine data, hvis det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning eller imødekomme anmodninger fra offentlige myndigheder.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Vi er som dataansvarlig forpligtet til at træffe foranstaltninger for, at oplyse dig om disse rettigheder på en lettilgængelig og letforståelig måde, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 12.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du henvende dig til os, således vi kan være behjælpelige med dette. Dette gør du ved at sende en anmodning til os via e-mail eller post. Du kan se vores kontaktoplysninger længere oppe på siden.

Din anmodning skal indeholde dine kontaktoplysninger og en specificering af, hvilke rettigheder, du ønsker at gøre gældende – og eventuelt hvilke personoplysninger, det drejer sig om. Vi besvarer din anmodning hurtigst muligt.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

6.1. Ret til indsigt

Du har ret til at få en kopi af de data, vi har registreret om dig, samt oplysninger om vores behandling af disse, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 15.

6.2. Ret til berigtigelse

Du har ret til at få eventuelle urigtige personoplysninger berigtiget af os uden unødig forsinkelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 16.

6.3. Ret til sletning

Du har ret til at få dine personoplysninger slettet uden unødig forsinkelse, hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige for vores behandling, hvis du har trukket dit samtykke tilbage, eller hvis der er tale om ulovlig behandling, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 17.

6.4. Ret til begrænsning

Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset i visse tilfælde, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 18. Dette gælder i følgende situationer:

• Hvis du mener, at oplysningerne er forkerte: Vi må ikke bruge dem, indtil vi har bekræftet rigtigheden.

• Hvis du mener, at vi behandler dine oplysninger ulovligt: I stedet for at få dem slettet kan du kræve, at vi kun begrænser brugen.

• Hvis vi ikke længere har brug for oplysningerne: Men du har brug for dem til at kunne gøre et retskrav gældende eller forsvare dig.

• Hvis du har gjort indsigelse mod vores behandling: Vi må ikke bruge oplysningerne, mens vi undersøger, om vores legitime interesser vejer tungere end dine.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

6.5. Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger om i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har givet os som dataansvarlig, og herefter transmittere disse oplysninger til anden dataansvarlig uden hindring, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 20.

Ovenstående transmission er mulig, så længe denne ikke påvirker tredjemands rettigheder eller samfundets interesse, som vi som dataansvarlig er pålagt ansvar for.

6.6. Ret til at gøre indsigelse

Hvis behandling af dine personoplysninger sker med hjemmel i det offentliges interesse, vores legitime interesse eller til brug for statistik, direct-marketing eller profilering, har du ret til at gøre indsigelse, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 21.

Har du gjort indsigelse mod vores behandling, har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger midlertidigt indstillet, mens sagen undersøges nærmere.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

6.7. Hvis du ønsker at klage

Hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger udgør en overtrædelse af gældende lovgivning, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk, samt finde kontaktoplysninger til Datatilsynet.

7. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at ændre i vores privatlivspolitik, således at denne stemmer overens med gældende lovgivning på området. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være at finde på vores hjemmeside https://www.equidan.dk/privatlivspolitik.

8. Cookies

Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik, som fremgår af vores hjemmeside og vores leverandør heraf Cookie Information A/S, CVR-nr. 38758292.

9. Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller cookiepolitik, er du altid velkommen til at kontakte os. Du kan finde vores kontaktoplysninger længere oppe på siden.